Egy könyvelő számára fontos, hogy a program, amit használ könnyen kezelhető, felhasználóbarát legyen és sok automatizmussal megkönnyítse munkáját. Fontos még továbbá, hogy megfelelő szakmai háttér támogassa a könyvelőket, ezért az alábbi Kisokosban összefoglaltuk a valuta árfolyamok, árfolyam különbözet kezelését, valamint valutás vevők és szállítók év végi értékelését és a valutás bank, pénztár év végi értékelését.
Valuta árfolyamok kezelése
Az Armada Főkönyv modulban lehetőség van különféle árfolyamok kezelésére. A program képes kezelni a MNB szerinti árfolyam nyilvántartást, illetve a választott (saját) banki árfolyam nyilvántartást egyaránt.
Ahhoz, hogy a felhasználó elkezdhesse a valutás könyvelést először is meg kell adni az árfolyamot(okat), amivel a program számolni tud. Ezt vagy kézzel rögzíti a felhasználó, vagy egy meghatározott struktúra alapján kitölt egy excel fájlt, amiben feltölti a használni kívánt árfolyamokat, majd ezt importálja a programban.
A felhasználó dönthet arról, hogy a könyvelni kívánt összeget, ő kézzel szeretné átszámítani forintról valutára, vagy valutáról forintra. ( nem jellemző). Illetve dönthet úgy is, hogy a program automatikusan számolja át a megadott valuta értéket forint összegre vagy a megadott forint összeget valutára. Még azt is eldöntheti, hogy a szoftver hány tizedes jegyig kerekítse az összeget.
Miután ezek feltöltésre, beállításra kerülnek az ügyfél elkezdheti rögzíteni a könyvelési tételt. A szoftver a könyvelési dátum alapján kiválasztja, hogy arra a napra milyen árfolyam lett rögzítve és az alapján automatikusan kiszámítja a könyvelési összeget.
Árfolyam különbözetek kezelése
Árfolyam különbözet akkor keletkezik, ha az előzőekben leírt módon rögzítettünk egy könyvelési tételt, a példa kedvéért mondjuk egy külföldi vevőnknek teljesítettünk szolgáltatást 1000 euróért. Erről kiállítottunk egy számlát amelyet le is könyveltük 2019. 09. 01-én. Ezen a napon az euró árfolyama 300 Ft, tehát az ezen a napon a tételünk 1000*300=300 000 Ft értékben fog a könyvelésünkbe bekerülni.
A kiegyenlítés 2019. 09. 09-én történik, de akkor már az euró árfolyama emelkedett 310 Ft-ra. Ezért a kiegyenlítésről szóló tétel 1000*310= 310 000 Ft-tal fog a könyvelésbe kerülni. A két összeg közötti különbséget (10 000 Ft) nevezzük árfolyam különbözetnek.
Ez lehet árfolyam nyereség és veszteség is, az árfolyam változás irányától függően. Jelen példánkban árfolyam nyereség szerepel. Az ilyen ügyletekből származó nyereséget, vagy veszteséget, alapesetben külön le kell könyvelni ( ki kell számolni), de az Armada főkönyv ezeket automatikusan kiszámolja és rögtön le is könyveli az adott könyvelési tételhez rögzítve/ a tételre vonatkozóan. ( Semmi egyéb teendő nincs vele magától számolja a program különbözetet és le is könyveli az erre a célra kijelölt főkönyvi számra)
Valutás vevők és szállítók év végi értékelése
Amennyiben év végén még maradnak olyan valutára szóló követelések amelyeket még nem fizettek ki nekünk, vagy mi nem fizettünk ki a szállítóinknak, akkor ezeket december 31-én, az aznap esedékes árfolyamon át kell értékelni.
Először is a fent leírt módon fel kell tölteni a dec.31-ei árfolyamot. Ezután a Könyvelés/ Év végi valutaértékelés/ Vevő szállító tételek menüpontban van lehetőség automatikusan átértékelni az összes nyitott valutás vevő és szállító tételünket a december 31-ei árfolyamra. Csupán a [Keresés] gomb megnyomásával a program beavatkozás nélkül megkeresi a rendezetlen valutás vevő és szállító tételeket, rögtön kiszámolja tételenként a dec 31-én fennálló árfolyam különbözetet, illetve összegzi is hogy ebből összesen mennyi az árfolyam nyereség és összesen mennyi az árfolyam veszteség. Így a felhasználó rögtön látja, hogy összességében (jelen pillanatban) nyereséget vagy veszteséget okozott neki az árfolyam különbség, a kiegyenlítetlen tételek vonatkozásában. A [Rendben] gomb megnyomásával az erre a célra kijelölt főkönyvi számra le is könyveli a program árfolyamkülönbözet néven.
Valutás bank, pénztár év végi értékelése
Az év végi értékelést nem csak a szállítókra és vevőkre kell elvégezni, hanem a pénzeszközökre és a banki folyószámlán kezelt pénzeszközökre is. December 31-én a bankot és a pénztárt is át kell értékelni az év végi árfolyamra. Ez a Könyvelés/ Év végi valutaértékelés/ Valuta pénzeszközök menüpontban egy pillanat alatt elvégezhető. A szoftver tételenként kiszámolja az árfolyam változás miatt keletkezett nyereséget, illetve veszteséget, majd összegezve is feltünteti ezeket és az automatikus könyvelést is elvégzi manuális munka nélkül.
